Administrativo/a Soporte Hangar - Madrid

Misión del puesto

Proporcionar soporte administrativo transversal a las áreas operativas del Hangar de Madrid (CAMO, SC, CONTROL GESTION), asegurando la correcta gestión documental, la coordinación con organismos externos, la disponibilidad de recursos y el seguimiento de los trámites necesarios para garantizar la continuidad y eficiencia de la operación.

Funciones y responsabilidades principales:

• Gestionar y coordinar los pases, permisos, acreditaciones y tarjetas de acceso del personal, proveedores y colaboradores del Hangar de Madrid ante AENA y otros organismos competentes, asegurando su correcta tramitación, renovación, control y archivo, así como el cumplimiento de los requisitos normativos y de seguridad aplicables.

• Gestionar y controlar la documentación, los suministros y los recursos administrativos necesarios para el funcionamiento diario del Hangar, atendiendo las necesidades de las distintas áreas y garantizando su disponibilidad, correcta asignación y utilización eficiente.

• Atender, recibir, registrar y acompañar a visitas, proveedores, contratistas y representantes de organismos externos, coordinando su acceso y atención con las áreas internas correspondientes y garantizando el cumplimiento de los procedimientos de seguridad, identificación y acceso a las instalaciones.

• Prestar soporte administrativo al área de Gestión Ambiental, colaborando en la recopilación, actualización, control y archivo de documentación, así como en la tramitación y seguimiento de los procesos administrativos asociados al cumplimiento de los requisitos regulatorios, medioambientales y corporativos.

• Organizar, mantener y custodiar el archivo documental de las distintas áreas del Hangar (CAMO, SC, CONTROL GESTION), tanto en formato físico como digital, asegurando la correcta clasificación, actualización, trazabilidad, disponibilidad, conservación y confidencialidad de la información.

• Coordinar administrativamente el mantenimiento y seguimiento de la flota de vehículos asignada al Hangar de Madrid, controlando la documentación, revisiones periódicas, inspecciones, seguros, incidencias, reparaciones y demás actuaciones programadas necesarias para garantizar su disponibilidad y correcto estado administrativo.

• Proporcionar soporte administrativo a las actividades recurrentes de los programas tooling, Long Term y Short Term, colaborando en la preparación, actualización y seguimiento de documentación, registros, comunicaciones, solicitudes y controles administrativos vinculados a dichos programas.

• Realizar el seguimiento de solicitudes, trámites e incidencias administrativas, coordinándose con las áreas internas y los proveedores implicados hasta su resolución y manteniendo informados a los responsables correspondientes.

• Elaborar y mantener actualizados los registros, bases de datos, listados de control e indicadores administrativos relacionados con las actividades bajo su responsabilidad, garantizando la fiabilidad y disponibilidad de la información.

• Colaborar en la preparación de informes, comunicaciones, documentación y evidencias requeridas para auditorías, inspecciones, revisiones internas o solicitudes de organismos externos.

• Liderar la elaboración del boletín mensual de comunicación interna de mantenimiento en MAD,

• Velar por el cumplimiento de los procedimientos internos, la normativa aplicable y los requisitos de confidencialidad, seguridad y protección de datos en todas las actividades administrativas desarrolladas.

• Proponer mejoras en los circuitos administrativos y documentales del Hangar, contribuyendo a la simplificación de procesos, la digitalización de registros, la reducción de tareas manuales y la mejora continua de la eficiencia operativa.

• Desempeñar otras funciones administrativas de naturaleza análoga que le sean asignadas dentro de su ámbito de responsabilidad, de acuerdo con las necesidades organizativas y operativas del Hangar de Madrid.